記帳代行業務においてExcelマクロを使うメリットについての自分の見解。

2021年7月11日

税理士業務、特に記帳代行業務部分に関してExcelマクロをよく使用しています。

Excelマクロを使うこと、大袈裟にいうとExcelマクロを学ぶことのメリットについて自分なりの見解を記事にしてみようと思います。

1 会計ソフトへの入力は手で入力してもExcelマクロで入力しても【同じもの】ができるのであればExcelマクロがいい。
2 手作業での入力作業は疲れる。が、Excelマクロなら疲れない。
3 まとめ

会計ソフトへの入力は手で入力してもExcelマクロで入力しても【同じもの】ができるのであればExcelマクロがいい。

記帳代行業務の一連の流れを整理すると税理士事務所によって多少の違いはあると思いますが、ざっくりはこんな感じになると思います。

顧問先から資料を回収する（郵送での送付、訪問して資料を回収する、スキャンデータやPDF
データ等回収方法はさまざまあると思います。）
資料を整理して会計ソフトへ入力しやすい状態にする
会計ソフトへ仕訳データの入力
入力した仕訳データのチェック作業　預金残高のチェック等

このうち、Excelマクロを記帳代行業務に落とし込むことで③の会計ソフトへ仕訳データの入力に関して時間短縮が期待できます。

Excelマクロを記帳代行業務に落とし込んだとしても①②の資料回収・整理に関する効率化はできませんし、④のチェック作業も効率化することはできません。（自分の場合には）

ですのでもし③の手作業で会計ソフトに仕訳データを入力している時間が長い場合にはExcelマクロを使うと大幅な短縮ができる可能性があります。

例えば預金取引に関してデータ入力を手作業でする場合には1時間程度かかってしまうケースでも預金データをExcelマクロを使って加工してそれを会計ソフトへインポートすることで10分くらいで終わらせることができる。といった感じです。

イメージとしてはこんな感じです↓

預金取引関係に限っていうと特に毎月繰りかえし同じような取引が行われる場合にはExcelマクロとの相性がいいです。

こういったケースの場合には1度Excelマクロでファイルを作ってしまえば次回以降の会計ソフトへの仕訳入力はほとんど負担感なく終わらせることができます。

例えばマクロ機能がついたExcelファイルを開いてボタンをクリックするだけで会計ソフトへインポートする用のデータ作成が完了するといったことも実現可能になります。

一方、常に新規取引ばかりが預金取引として行われる場合にはあまりExcelマクロとの相性がよくないという点もあります。

手作業での入力作業は疲れる。が、Excelマクロなら疲れない。

この手の話になったときによく言われる口上の一つに

【手作業でのデータ入力は疲れるけど、Excelマクロだと疲れない。】

というのがあります。

個人的にこれは本当にその通りだと思っていて、データ量が増えれば増えるほど手作業の場合にはミスが増えたり疲労していきますが、Excelマクロの場合、機械が勝手にやってくれますからデータが増えるほどその効果・威力が増していきます。

Excelマクロを使っていて作成するデータを間違うとき（こちらが意図していない結果が出てしまうとき）もありますが、これはExcelマクロの作り方を間違っているだけでExcelマクロがミスをしているわけではないんですよね。

それに間違いが見つかったのであれば次回以降その間違った点を訂正すればよいだけです。

もっというと入力したデータのチェックや申告書作成時における検算、チェック時に間違いに気づけばその時点で訂正もできますし、正しい処理、申告が可能なはずです。

このミスに気付く仕組みを別で作っておくことも大事なことだと思います。（少し話が逸れました。）

まとめ

税理士業務、特に記帳代行部分に関してExcelマクロを使うこと、または学ぶことのメリットについて現時点の自分の考えをまとめてみました。

当然、データで資料を回収するといったExcelマクロで作業を行うための事前準備は必要になるのですが、その準備ができているのであれば積極的にExcelマクロを記帳代行業務に落とし込んでいくほうがよいのではないでしょうか。

Excelマクロを使って節約できた時間を使って何かほかの業務に充てる時間を作ってみてはいかがでしょうか。~~ネットサーフィンとか。~~

自分は記帳代行業務を効率化して顧問先をバンバン増やしていきましょう。という考えではありませんが、考え方は自由ですのでそういう考えもありでしょうね。

この本はExcelマクロを独学しだした割と最初のほうに読んだ本で、記帳代行業務でも使えるエッセンスが記載されていた本でした。